Những lỗi thường gặp khi viết báo cáo công việc

No comments

Đưa ra lời diễn giải rõ ràng cho những tình huống bất lợi bạn gặp phải trong khi thực hiện công việc

Có nhiều báo cáo khác nhau: báo cáo thực tập, báo kết kết quả công việc tuần, tháng hay sau chuyến công tác. Điều này cho thấy biết cách viết báo cáo là cần thiết. Ổn về hình thức, tốt về nội dung để tất cả các loại báo cáo bạn viết là điểm cộng tốt cho nghề nghiệp.

Viết báo cáo tốt cho nghề nghiệp

Giống như lập dàn ý trước khi viết một bài văn, bản báo cáo cần có đề cương càng chi tiết càng tốt. Nội dung từ đó mà được xác định cụ thể: chủ đề, nội dung chính, thời gian, thời điểm, bảng số liệu, văn bản kèm theo…
Báo cáo phải thể hiện được quá trình thực hiện công việc, nhiệm vụ và những đánh giá của chính mình. Tự chỉ ra những thuận lợi, khó khăn, điểm thiếu sót,… một cách trung thực. Tốt nhất đừng để người phát hiện ra “điểm đen” không phải bạn.
Đưa ra lời diễn giải rõ ràng cho những tình huống bất lợi bạn gặp phải trong khi thực hiện công việc. Nêu rõ giải pháp, cách khắc phục và kết quả mang lại. Nếu có thể nghĩ ra những lời kiến nghị mang lại lợi ích chung cho công ty thì hãy tự tin ghi nhận. Điều này giúp cho cấp trên hiểu thêm về cách nghĩ và mong muốn của bạn trong nghề nghiệp hiện tại.
Lỗi viết báo cáo ảnh hưởng đến nghề nghiệp

Dựa trên báo cáo mà những quyết định quan trọng, lớn nhỏ được đưa ra. Do đó đòi hỏi độ chính xác, đầy đủ về nội dung và cấu trúc rõ ràng của hình thức. Có như thế bạn mới viết được một báo cáo hoàn thiện. Hãy chú ý những lỗi sai nên tránh sau đây:
– Lỗi nội dung: làm người xem không hiểu được ý của người viết muốn truyền đạt, dùng ý không liên quan hoặc không hướng vào trọng tâm ý chính. Chắc chắn bạn sẽ phải làm lại hay tệ hơn là chuyển giao nhiệm vụ này cho người khác. Điều này làm giảm sự tín nhiệm của cấp trên khi bạn trình lên một báo cáo vô nghĩa.
– Lỗi dùng từ: gây khó hiểu cho người đọc khi dùng nhiều từ địa phương, từ tối nghĩa hoặc nhiều ngôn ngữ cùng nằm trong một câu. Cách diễn đạt hướng theo sự rõ ràng, rành mạch, câu ngắn gọn và đủ ý.
– Lỗi trình bày: lựa chọn font chữ, cách dàn trang, khoảng trắng và dấu câu. Lưu ý thêm cách đánh số danh mục, phải cùng một kiểu và theo thứ tự cho người đọc nhanh chóng nắm bắt các ý lớn, nhỏ trong báo cáo.
– Lỗi bảng biểu, hình ảnh, công thức: thay vì biến chúng trở thành dẫn chứng, ví dụ minh họa tăng tính thuyết phục thì có người chỉ dùng để lấp vào chỗ trống trên báo cáo. Người đọc không biết nó có ý nghĩa gì cho báo báo hay muốn nói đến điều gì. Chất lượng hình ảnh cũng quan trọng không kém, một tấm hình sáng rõ sẽ thu hút hơn. Hãy chọn những nguồn hình tốt để sử dụng. Bảng biểu đính kèm phải đủ rõ để xem và nên được đánh số.